Algemene Voorwaarden
Business in Focus — zakelijke eventfotografie
Versie: 25 augustus 2026
1. Definities en toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en diensten van Business in Focus.
Business in Focus richt zich uitsluitend op zakelijke opdrachtgevers, waaronder ondernemingen, organisaties, instellingen en evenementenbureaus.
Onder opdrachtgever wordt verstaan de natuurlijke persoon of rechtspersoon die Business in Focus opdracht geeft tot het verrichten van werkzaamheden.
Onder beeldmateriaal wordt verstaan alle door Business in Focus in het kader van een opdracht vervaardigde foto’s en daaruit gemaakte selecties en bewerkingen.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen.
Eventuele algemene voorwaarden van de opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Business in Focus deze schriftelijk heeft aanvaard.
2. Offerte en totstandkoming van de overeenkomst
Offertes van Business in Focus zijn vrijblijvend en geldig gedurende de in de offerte vermelde termijn.
Een overeenkomst komt tot stand zodra:
de opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk accepteert; of
Business in Focus op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtgever met de uitvoering van de opdracht begint.
In de offerte of opdrachtbevestiging worden de voor die specifieke opdracht relevante afspraken opgenomen, waaronder de datum, locatie, omvang van de fotografie, prijs, eventuele aanvullende diensten en levering.
Werkzaamheden die buiten de overeengekomen opdracht vallen, kunnen als meerwerk in rekening worden gebracht.
3. Voorbereiding en briefing
Business in Focus werkt vanuit een voorafgaande briefing om de fotografie zoveel mogelijk te laten aansluiten op het doel van het evenement en het beoogde gebruik van de beelden.
De opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de opdracht.
Hieronder vallen waar relevant onder meer:
programma en tijdschema;
locatiegegevens;
belangrijke momenten;
VIP’s, sprekers of andere personen die specifiek moeten worden vastgelegd;
sponsors en partners;
gewenste toepassingen van de fotografie;
beperkingen ten aanzien van fotografie.
Business in Focus is niet aansprakelijk voor het missen van momenten of personen wanneer:
relevante informatie niet of te laat is verstrekt;
het programma onverwacht wijzigt;
Business in Focus geen redelijke toegang krijgt;
omstandigheden ter plaatse het vastleggen redelijkerwijs onmogelijk maken.
4. Uitvoering van de opdracht
Business in Focus voert iedere opdracht naar professioneel inzicht en beste kunnen uit.
Business in Focus behoudt professionele en creatieve vrijheid bij onder meer timing, compositie, perspectief, selectie, beeldstijl en nabewerking.
De briefing en overeengekomen doelstellingen vormen daarbij het uitgangspunt.
Een fotografieopdracht geeft geen garantie dat iedere aanwezige, interactie of gebeurtenis wordt vastgelegd.
De opdrachtgever zorgt ervoor dat Business in Focus voldoende toegang en bewegingsvrijheid krijgt om de overeengekomen werkzaamheden uit te voeren.
5. Fotograferen van aanwezigen
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement en voor het nakomen van de eigen verplichtingen tegenover bezoekers, medewerkers, sprekers en andere aanwezigen.
Indien het gezien de aard van het evenement of toepasselijke regelgeving noodzakelijk is aanwezigen over fotografie te informeren, draagt de opdrachtgever zorg voor deze communicatie.
De opdrachtgever informeert Business in Focus vooraf over personen of situaties waarvoor fotografie niet is toegestaan of waarvoor bijzondere beperkingen gelden.
Business in Focus zal redelijke instructies hierover opvolgen voor zover deze praktisch uitvoerbaar zijn.
De opdrachtgever staat ervoor in dat Business in Focus de fotografieopdracht op de overeengekomen locatie mag uitvoeren.
6. Selectie en nabewerking
Business in Focus bepaalt welke foto’s onderdeel uitmaken van de uiteindelijke levering.
Niet-geselecteerde foto’s, testbeelden, dubbelen en technisch of inhoudelijk afgekeurde beelden maken geen onderdeel uit van de levering.
RAW-bestanden en andere onbewerkte bronbestanden worden niet geleverd, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
De geleverde beelden worden professioneel geselecteerd en nabewerkt volgens de werkwijze en stijl van Business in Focus.
Normale verschillen in kleurweergave tussen beeldschermen, drukwerk en andere media gelden niet als gebrek.
7. Levering
De overeengekomen levertermijnen zijn streeftermijnen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen dat een termijn fataal is.
Wanneer een First Selection onderdeel is van de opdracht, bestaat deze in beginsel uit circa 10–15 direct bruikbare beelden binnen 1 werkdag na het evenement.
De termijn en omvang van de volledige galerij en eventuele aanvullende selecties worden vermeld in de offerte of opdrachtbevestiging.
Business in Focus is gerechtigd de wijze van bestandslevering te bepalen, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt.
De opdrachtgever is na levering zelf verantwoordelijk voor het veilig bewaren en archiveren van de geleverde bestanden.
8. Prijzen en aanvullende kosten
Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
Reis-, parkeer-, locatie-, verblijfs- en andere aanvullende kosten kunnen afzonderlijk in rekening worden gebracht wanneer dit vooraf is overeengekomen of redelijkerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
Meerwerk wordt berekend op basis van de overeengekomen tarieven of, bij het ontbreken daarvan, de gebruikelijke tarieven van Business in Focus.
9. Betaling en aanbetaling
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, factureert Business in Focus bij bevestiging van de opdracht een aanbetaling van 25% van de overeengekomen opdrachtsom.
Deze aanbetaling heeft als doel de datum definitief voor de opdrachtgever te reserveren en wordt verrekend met de totale opdrachtsom.
De aanbetaling dient binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan en in ieder geval uiterlijk vóór aanvang van de opdracht, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Het resterende bedrag van 75% wordt na uitvoering van de opdracht gefactureerd.
Voor de eindfactuur geldt standaard een betalingstermijn van 14 dagen, tenzij in de offerte, opdrachtbevestiging of op de factuur een andere termijn is overeengekomen.
Voor opdrachtgevers met een intern procurement-, purchase-order- of crediteurenproces kan Business in Focus schriftelijk afwijkende betaalafspraken accepteren, waaronder betaling zonder aanbetaling of een langere betalingstermijn.
Indien de opdrachtgever niet tijdig betaalt, is Business in Focus gerechtigd wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen voor zover wettelijk toegestaan.
Business in Focus mag werkzaamheden, nabewerking of levering opschorten zolang opeisbare bedragen niet zijn voldaan.
Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet automatisch op.
10. Annulering door opdrachtgever
Annulering van een bevestigde opdracht dient schriftelijk te gebeuren.
Omdat Business in Focus voor opdrachten specifieke data reserveert en daardoor andere opdrachten kan weigeren, gelden bij annulering de volgende percentages van de overeengekomen opdrachtsom:
meer dan 30 kalenderdagen vóór de opdracht: geen annuleringskosten;
15 tot en met 30 kalenderdagen vóór de opdracht: 25%;
8 tot en met 14 kalenderdagen vóór de opdracht: 50%;
7 kalenderdagen of minder vóór de opdracht: 100%.
Een reeds betaalde aanbetaling wordt verrekend met de verschuldigde annuleringskosten.
Indien de verschuldigde annuleringskosten lager zijn dan het reeds betaalde bedrag, wordt het verschil terugbetaald.
Indien de verschuldigde annuleringskosten hoger zijn dan het reeds betaalde bedrag, kan Business in Focus het resterende bedrag factureren.
Reeds gemaakte externe kosten en andere kosten die specifiek ten behoeve van de opdracht zijn gemaakt, kunnen naast de annuleringsvergoeding worden doorberekend.
Annulering van een deel van een opdracht kan worden beschouwd als gedeeltelijke annulering waarop dezelfde uitgangspunten naar rato van toepassing zijn.
11. Verplaatsing van een evenement
Bij verplaatsing van een evenement zal Business in Focus zich redelijkerwijs inspannen om de opdracht op de nieuwe datum uit te voeren.
Beschikbaarheid op een nieuwe datum kan niet worden gegarandeerd.
Indien Business in Focus beschikbaar is, kunnen partijen overeenkomen de oorspronkelijke opdracht naar de nieuwe datum te verplaatsen.
Eventuele reeds gemaakte externe kosten kunnen worden doorberekend.
Wanneer Business in Focus niet beschikbaar is op de nieuwe datum, wordt de verplaatsing behandeld als annulering volgens artikel 10, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
12. Auteursrecht
Het auteursrecht en alle overige intellectuele eigendomsrechten op het door Business in Focus vervaardigde beeldmateriaal blijven bij Business in Focus.
Betaling of levering van de beelden houdt geen overdracht van auteursrecht in.
Overdracht van auteursrecht vindt uitsluitend plaats wanneer dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
13. Gebruiksrechten voor de opdrachtgever
De gebruiksrechten voor de opdrachtgever gaan in na volledige betaling van de betreffende opdracht.
Na volledige betaling ontvangt de opdrachtgever een ruime, niet-exclusieve licentie om de geleverde beelden te gebruiken voor de eigen zakelijke communicatie.
Deze licentie omvat, tenzij anders overeengekomen, onder meer:
eigen websites;
social media;
PR en public relations;
marketingcampagnes;
interne communicatie;
presentaties;
employer branding;
nieuwsbrieven;
perscommunicatie;
drukwerk;
communicatie rondom het betreffende evenement.
De opdrachtgever mag de beelden voor deze doeleinden beschikbaar stellen aan bureaus, media, sponsors, partners en andere partijen die direct betrokken zijn bij de communicatie over de opdrachtgever of het betreffende evenement.
De beelden mogen niet zelfstandig worden doorverkocht, als stockfotografie worden aangeboden, aan derden in sublicentie worden gegeven voor een losstaand commercieel doel of worden gebruikt voor doeleinden die geen redelijk verband houden met de opdrachtgever, het evenement of de overeengekomen communicatie, tenzij Business in Focus daarvoor vooraf schriftelijke toestemming geeft.
Normale uitsneden, resizing en technische aanpassingen voor publicatie zijn toegestaan.
Bewerking die de inhoud of betekenis van een beeld wezenlijk verandert is niet toegestaan zonder toestemming van Business in Focus.
14. Portfolio en promotioneel gebruik door Business in Focus
Business in Focus is gerechtigd een representatieve selectie van het tijdens de opdracht vervaardigde beeldmateriaal te gebruiken voor eigen portfolio- en promotionele doeleinden.
Hieronder valt onder meer gebruik op:
de website van Business in Focus;
portfolio’s en case studies;
LinkedIn, Instagram en andere zakelijke socialmediakanalen;
presentaties;
pitches en offertes;
publicaties over het werk van Business in Focus;
vakwedstrijden en awardinzendingen;
overige eigen marketing- en promotionele uitingen.
Dit gebruik maakt onderdeel uit van de overeenkomst, tenzij de opdrachtgever vóór aanvang van de opdracht schriftelijk aangeeft dat beeldmateriaal uit de betreffende opdracht niet, of slechts onder bepaalde voorwaarden, door Business in Focus voor portfolio- of promotiedoeleinden mag worden gebruikt.
Een verzoek om portfolio- of promotioneel gebruik geheel of gedeeltelijk uit te sluiten heeft geen invloed op het auteursrecht van Business in Focus.
Business in Focus zal bij eigen publicatie rekening houden met de aard van de opdracht, vertrouwelijke informatie en redelijkerwijs kenbare belangen van opdrachtgever en herkenbaar afgebeelde personen.
Business in Focus zal geen beeldmateriaal publiceren waarvan redelijkerwijs duidelijk is dat publicatie vertrouwelijke of gevoelige bedrijfsinformatie openbaar maakt.
Wanneer na publicatie een concreet en redelijk gemotiveerd bezwaar wordt ontvangen van een herkenbaar afgebeelde persoon, zal Business in Focus dit bezwaar beoordelen en waar nodig passende maatregelen nemen.
15. Naams- en logogebruik
Voor zover noodzakelijk om een uitgevoerde opdracht als portfolio-case te presenteren, mag Business in Focus de naam van de opdrachtgever en een feitelijke omschrijving van de opdracht vermelden, tenzij vooraf schriftelijk anders is overeengekomen.
Gebruik van logo’s of andere beschermde merktekens van de opdrachtgever vindt alleen plaats voor zover dit redelijkerwijs past binnen de presentatie van de betreffende opdracht en geen onjuiste indruk van sponsoring of endorsement wekt.
Wanneer de opdrachtgever de naam van de organisatie niet openbaar wil laten vermelden, dient dit vooraf schriftelijk te worden aangegeven.
16. Bewaring en archivering
Business in Focus bewaart volledige opdrachtbestanden in beginsel gedurende 12 maanden na levering.
Na deze periode kunnen volledige opdrachtbestanden worden verwijderd, tenzij langere bewaring in een concreet geval noodzakelijk is, bijvoorbeeld vanwege een lopende vraag, geschil of andere gerechtvaardigde reden.
Definitief geselecteerde en geleverde beelden kunnen langer worden bewaard voor archivering, eventuele nalevering en het kunnen aantonen van uitgevoerde werkzaamheden.
Business in Focus geeft geen garantie dat bestanden onbeperkt beschikbaar blijven.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor eigen back-ups van de geleverde beelden.
Indien bestanden na de overeengekomen levering opnieuw moeten worden aangeleverd en nog beschikbaar zijn, kan Business in Focus daarvoor redelijke kosten in rekening brengen.
17. Klachten
Klachten dienen zo spoedig mogelijk na ontdekking schriftelijk te worden gemeld.
De opdrachtgever geeft Business in Focus een redelijke gelegenheid de klacht te onderzoeken en, indien mogelijk, een passende oplossing te bieden.
Een subjectief verschil van smaak ten aanzien van fotografie, selectie of nabewerking vormt op zichzelf geen tekortkoming wanneer het werk overeenkomstig de afgesproken briefing en professionele standaard is uitgevoerd.
18. Aansprakelijkheid
Business in Focus is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de opdracht.
Voor zover wettelijk toegestaan is aansprakelijkheid voor indirecte schade uitgesloten, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet, reputatieschade en gemiste commerciële kansen.
De totale aansprakelijkheid van Business in Focus is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht aan Business in Focus is betaald, dan wel het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd indien dat hoger is.
Business in Focus is niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging van bestanden door omstandigheden buiten haar redelijke invloed, voor zover passende professionele voorzorgsmaatregelen zijn genomen.
De beperkingen in dit artikel gelden niet wanneer aansprakelijkheid volgens de wet niet mag worden uitgesloten of beperkt.
19. Overmacht en uitval fotograaf
Business in Focus is niet aansprakelijk voor niet-nakoming als gevolg van omstandigheden die redelijkerwijs buiten haar invloed liggen.
Hieronder kunnen onder meer vallen ernstige ziekte of ongeval, overlijden of ernstige familieomstandigheden, extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen, stakingen, ernstige vervoersproblemen, langdurige stroom-, netwerk- of technische storingen en andere omstandigheden waardoor uitvoering redelijkerwijs onmogelijk is.
Bij onverwachte uitval zal Business in Focus zich waar redelijkerwijs mogelijk inspannen om in overleg met de opdrachtgever een passende oplossing of vervangende fotograaf te vinden.
Indien uitvoering definitief onmogelijk is en geen passende vervanging kan worden geregeld, worden bedragen die betrekking hebben op niet-uitgevoerde werkzaamheden terugbetaald.
Business in Focus is niet gehouden tot vergoeding van verdere schade behoudens voor zover de wet anders bepaalt.
20. Vertrouwelijkheid
Business in Focus behandelt vertrouwelijke informatie die in het kader van een opdracht wordt verkregen als vertrouwelijk.
Deze informatie wordt niet voor andere doeleinden gebruikt dan redelijkerwijs noodzakelijk voor de opdracht, tenzij de informatie openbaar is of openbaarmaking wettelijk verplicht is.
Artikel 14 over portfolio-gebruik geeft Business in Focus geen recht om vertrouwelijke bedrijfsinformatie openbaar te maken.
21. Derden en locaties
Indien voor fotografie toestemming, accreditatie, entree of andere toegang van een locatiehouder of derde nodig is, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het tijdig regelen daarvan, tenzij anders overeengekomen.
Kosten die derden of locaties in rekening brengen kunnen aan de opdrachtgever worden doorberekend indien zij noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.
22. Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten met Business in Focus is Nederlands recht van toepassing.
Partijen zullen zich eerst inspannen een geschil onderling op te lossen.
Indien dit niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de volgens de Nederlandse wet bevoegde rechter.
23. Wijziging van de voorwaarden
Business in Focus kan deze algemene voorwaarden wijzigen.
Op een opdracht is de versie van toepassing die vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de opdrachtgever beschikbaar is gesteld.
Wanneer een specifieke schriftelijke afspraak in een offerte of opdrachtbevestiging afwijkt van deze algemene voorwaarden, gaat die specifieke afspraak voor.