Privacyverklaring

Versie: 25 augustus 2026

Business in Focus respecteert de privacy van klanten, websitebezoekers en personen die in het kader van fotografieopdrachten worden gefotografeerd. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

Business in Focus is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij voor eigen doeleinden verwerkt, zoals contactgegevens, administratie, websitegebruik en eigen portfolio- en promotionele communicatie. Bij bepaalde verwerkingen die uitsluitend in opdracht van een opdrachtgever plaatsvinden, kan de rol van Business in Focus afhankelijk van de omstandigheden anders zijn.

Business in Focus, Nederland. Website: businessinfocusphotography.nl. E-mail: info@businessinfocusphotography.nl

De actuele KvK- en btw-gegevens van Business in Focus staan vermeld op offertes en facturen.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van onder andere:

  • bezoekers van de website van Business in Focus;

  • personen die contact opnemen of een kennismakingsgesprek aanvragen;

  • potentiële en bestaande opdrachtgevers;

  • contactpersonen bij opdrachtgevers, bureaus, leveranciers en partners;

  • personen die tijdens een fotografieopdracht herkenbaar in beeld worden gebracht;

  • personen die op andere wijze zakelijk contact hebben met Business in Focus.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van de situatie kan Business in Focus onder andere de volgende gegevens verwerken.

Contact- en klantgegevens

  • naam;

  • bedrijfsnaam;

  • functie;

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer;

  • zakelijke adresgegevens;

  • gegevens die via een contact- of intakeformulier worden verstrekt;

  • informatie uit kennismakingen, briefings en andere communicatie;

  • correspondentie met Business in Focus.

Administratieve gegevens

Voor offertes, opdrachten en facturatie kunnen onder andere worden verwerkt:

  • bedrijfs- en contactgegevens;

  • factuurgegevens;

  • KvK- en btw-gegevens;

  • informatie over de overeengekomen opdracht;

  • betaal- en administratieve gegevens.

Fotografie en beeldmateriaal

Tijdens fotografieopdrachten verwerkt Business in Focus foto’s waarop personen herkenbaar kunnen zijn.

Een foto waarop een persoon herkenbaar of anderszins identificeerbaar is, is een persoonsgegeven in de zin van de AVG.

Bij de fotografie kunnen daarnaast gegevens over het evenement worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, bijvoorbeeld namen en functies van sprekers, VIP’s of andere personen die volgens de briefing specifiek moeten worden gefotografeerd.

Technische gegevens

Bij gebruik van de website kunnen beperkte technische gegevens worden verwerkt voor het functioneren, beveiligen en analyseren van de website.

4. Voor welke doeleinden verwerken we persoonsgegevens?

Business in Focus verwerkt persoonsgegevens onder andere voor:

  • het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;

  • het plannen van kennismakingsgesprekken;

  • het voorbereiden en uitvoeren van fotografieopdrachten;

  • het opstellen van offertes en overeenkomsten;

  • het uitvoeren van briefings;

  • het selecteren, bewerken, opslaan en leveren van foto’s;

  • communicatie met opdrachtgevers en andere betrokken partijen;

  • facturatie en administratie;

  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

  • het beveiligen en verbeteren van de website en dienstverlening;

  • het voeren van het portfolio en de eigen zakelijke communicatie van Business in Focus, voor zover daarvoor een geldige grondslag bestaat.

5. Op welke grondslagen verwerken we gegevens?

Business in Focus verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een grondslag bestaat onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

Uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst

Bijvoorbeeld wanneer een potentiële opdrachtgever een offerte aanvraagt, een kennismakingsgesprek boekt of een fotografieopdracht verstrekt.

Wettelijke verplichting

Bijvoorbeeld voor gegevens die Business in Focus op grond van fiscale of administratieve wetgeving moet bewaren.

Gerechtvaardigd belang

Business in Focus kan persoonsgegevens verwerken wanneer daarvoor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang bestaat en de belangen en privacyrechten van betrokkenen niet zwaarder wegen.

Dit kan onder omstandigheden onder meer relevant zijn voor:

  • zakelijke communicatie;

  • beveiliging van de website en bedrijfsvoering;

  • administratie;

  • archivering;

  • het tonen van het fotografische werk van Business in Focus in een portfolio of eigen zakelijke communicatie.

Bij een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang wordt telkens rekening gehouden met de aard van de gegevens, de redelijke verwachtingen van betrokkenen en de mogelijke gevolgen van de verwerking.

Toestemming

Wanneer toestemming de passende of vereiste grondslag is, kan Business in Focus persoonsgegevens op basis van die toestemming verwerken.

Een gegeven toestemming kan worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

6. Fotografie tijdens zakelijke evenementen

Business in Focus fotografeert zakelijke evenementen in opdracht van organisaties, bedrijven en andere zakelijke opdrachtgevers.

Daarbij kunnen bezoekers, medewerkers, sprekers en andere aanwezigen herkenbaar op foto’s voorkomen.

De opdrachtgever is als organisator verantwoordelijk voor de eigen verplichtingen rondom het evenement, waaronder het informeren van aanwezigen over fotografie wanneer dat gezien de aard van het evenement, de omstandigheden of toepasselijke regelgeving nodig is.

De opdrachtgever dient Business in Focus vooraf te informeren over:

  • personen die niet mogen worden gefotografeerd;

  • specifieke privacybeperkingen;

  • vertrouwelijke onderdelen van het evenement;

  • andere omstandigheden waarmee Business in Focus bij de fotografie rekening moet houden.

Business in Focus zal redelijke en praktisch uitvoerbare instructies hierover opvolgen.

Deze afspraak ontslaat Business in Focus niet van eigen verplichtingen op grond van toepasselijke privacy- en portretrechtregels.

7. Portfolio en eigen promotie

Business in Focus gebruikt fotografie om potentiële opdrachtgevers een representatief beeld van het werk en de dienstverlening te kunnen geven.

Daarom kan een beperkte en zorgvuldig geselecteerde hoeveelheid beeldmateriaal uit opdrachten worden gebruikt voor bijvoorbeeld:

  • de website en het portfolio van Business in Focus;

  • case studies;

  • LinkedIn en Instagram;

  • presentaties en pitches;

  • vakpublicaties en awardinzendingen;

  • andere eigen zakelijke communicatie.

Met zakelijke opdrachtgevers wordt in de Algemene Voorwaarden overeengekomen dat Business in Focus een representatieve selectie van het gemaakte beeldmateriaal voor deze doeleinden mag gebruiken, tenzij de opdrachtgever dit vóór aanvang van de opdracht schriftelijk uitsluit of beperkt.

Bij de keuze en publicatie van beeldmateriaal houdt Business in Focus rekening met:

  • de aard van de opdracht;

  • de context waarin personen zijn gefotografeerd;

  • vertrouwelijke of gevoelige bedrijfsinformatie;

  • redelijkerwijs kenbare belangen van herkenbare personen.

Een contractuele afspraak met een opdrachtgever neemt eventuele rechten van herkenbaar afgebeelde personen niet weg.

Wanneer een herkenbaar afgebeelde persoon een concreet bezwaar heeft tegen gebruik van een foto door Business in Focus, kan diegene contact opnemen via info@businessinfocusphotography.nl. Business in Focus beoordeelt het bezwaar aan de hand van de omstandigheden van het geval en de toepasselijke regelgeving.

8. Contact- en intakeformulieren

Wanneer iemand via de website contact opneemt of een kennismakingsgesprek aanvraagt, verwerkt Business in Focus de gegevens die nodig zijn om de aanvraag te behandelen.

Dit kan onder andere bestaan uit:

  • naam;

  • bedrijfsnaam;

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer;

  • informatie over het evenement of de fotografieopdracht;

  • overige gegevens die iemand zelf verstrekt.

Wij vragen bezoekers geen gegevens te delen die niet noodzakelijk zijn voor hun aanvraag.

9. Microsoft 365, Teams en Bookings

Business in Focus gebruikt Microsoft 365 voor onderdelen van de zakelijke dienstverlening, waaronder:

  • zakelijke e-mail;

  • agenda;

  • Microsoft Teams;

  • Microsoft Bookings;

  • bestanden en documenten.

Wanneer iemand via Microsoft Bookings een gesprek inplant of via Microsoft Teams met Business in Focus communiceert, kunnen hiervoor persoonsgegevens zoals naam, e-mailadres, afspraakgegevens en communicatiegegevens worden verwerkt.

10. Fotobewerking, opslag en levering

Business in Focus maakt gebruik van digitale diensten voor onder meer:

  • selectie en nabewerking van fotografie;

  • opslag en back-up;

  • zakelijke administratie;

  • bestandslevering aan opdrachtgevers.

Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door externe dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.

Business in Focus selecteert leveranciers met aandacht voor veiligheid en privacy en maakt waar nodig afspraken over de verwerking van persoonsgegevens.

11. Delen van persoonsgegevens

Business in Focus verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit:

  • noodzakelijk is voor het uitvoeren van een opdracht;

  • noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering;

  • nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of

  • op een andere geldige AVG-grondslag berust.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op dienstverleners voor:

  • websitehosting;

  • e-mail en agenda;

  • videobellen en afsprakenplanning;

  • boekhouding en facturatie;

  • foto- en bestandsopslag;

  • fotobewerking;

  • bestandslevering;

  • IT en beveiliging.

12. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige digitale dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dat gebeurt, maakt Business in Focus gebruik van dienstverleners die passende juridische waarborgen bieden voor internationale doorgifte van persoonsgegevens, voor zover dit volgens de AVG vereist is.

13. Website, analytics en cookies

Business in Focus gebruikt bij publicatie van deze privacyverklaring geen niet-noodzakelijke advertentie- of marketingtracking op de website.

De website kan gebruikmaken van privacyvriendelijke en cookieloze analytics om algemene informatie te verkrijgen over het functioneren en gebruik van de website.

Voor zover daarvoor geen gegevens op het apparaat van een bezoeker worden geplaatst of uitgelezen waarvoor voorafgaande toestemming vereist is, wordt hiervoor geen cookietoestemming gevraagd.

Wanneer Business in Focus in de toekomst technologie toevoegt waarvoor toestemming vereist is — bijvoorbeeld marketingpixels, remarketingtechnologie of niet-noodzakelijke trackingcookies — zal Business in Focus vóór ingebruikname beoordelen welke aanvullende informatie en toestemming vereist zijn.

Deze privacyverklaring en, indien noodzakelijk, de cookie-instellingen van de website worden dan aangepast.

14. Bewaartermijnen

Business in Focus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of redelijkerwijs noodzakelijk is.

Contact- en aanvraaggegevens

Gegevens uit aanvragen en kennismakingsgesprekken die niet tot een opdracht leiden worden niet onbeperkt bewaard en worden verwijderd wanneer zij redelijkerwijs niet meer nodig zijn voor opvolging of toekomstige zakelijke communicatie.

Klant- en opdrachtgegevens

Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering en administratie van een opdracht worden gedurende de zakelijke relatie en daarna bewaard zolang dit redelijkerwijs nodig is voor administratie, vragen, eventuele geschillen en wettelijke verplichtingen.

Financiële administratie

Gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie worden gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn bewaard.

Volledige opdrachtbestanden

Volledige opdrachtbestanden, waaronder RAW-bestanden en overige bestanden die nodig zijn voor verwerking en eventuele nalevering, worden in beginsel gedurende 12 maanden na levering bewaard.

Dit gebeurt voor back-up, eventuele nalevering, vragen over de opdracht en het kunnen herstellen van bestanden indien dat nodig is.

Na deze periode kunnen deze bestanden worden verwijderd, tenzij langere bewaring in een concreet geval noodzakelijk is, bijvoorbeeld vanwege een lopende vraag, geschil of andere gerechtvaardigde reden.

Geselecteerde eindbeelden

Definitief geselecteerde en geleverde beelden kunnen langer worden bewaard voor archivering, eventuele nalevering en het kunnen aantonen van uitgevoerde werkzaamheden.

Portfolio

Beelden die rechtmatig worden gebruikt voor het portfolio of de promotionele communicatie van Business in Focus kunnen worden bewaard zolang het betreffende zakelijke doel bestaat.

Afgekeurde bestanden

Niet-geselecteerde, dubbele, technische test- of afgekeurde beelden worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs nodig is voor selectie, verwerking, back-up en afronding van de opdracht.

15. Beveiliging

Business in Focus neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere:

  • verlies;

  • onbevoegde toegang;

  • ongeoorloofde wijziging;

  • ongewenste openbaarmaking.

De getroffen maatregelen worden afgestemd op de aard en gevoeligheid van de gegevens en de risico’s van de verwerking.

16. Uw privacyrechten

Wanneer Business in Focus persoonsgegevens van iemand verwerkt, kan die persoon afhankelijk van de situatie recht hebben op:

  • inzage;

  • correctie;

  • verwijdering;

  • beperking van de verwerking;

  • bezwaar;

  • dataportabiliteit wanneer dit van toepassing is;

  • intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@businessinfocusphotography.nl

Business in Focus kan om aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk afkomstig is van de betrokken persoon.

17. Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang, kan een betrokkene onder omstandigheden bezwaar maken.

Business in Focus beoordeelt een dergelijk bezwaar en stopt de verwerking wanneer daarvoor volgens de AVG aanleiding bestaat.

Dit geldt ook wanneer het bezwaar betrekking heeft op een herkenbare foto die Business in Focus in het eigen portfolio of andere zakelijke communicatie gebruikt.

18. Klacht indienen

Heeft iemand een klacht over de manier waarop Business in Focus met persoonsgegevens omgaat, dan kan diegene eerst contact opnemen met Business in Focus.

Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

19. Wijzigingen

Business in Focus kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

  • de dienstverlening verandert;

  • andere systemen of leveranciers worden gebruikt;

  • de website wordt gewijzigd;

  • relevante wet- of regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op businessinfocusphotography.nl.